为什么是时候把你的文件数字化了

 
在数字时代，计算机，电子表格和数据存储已经存在足够长的时间，以至于几乎无法想象整个企业在纸质文档上运行的想法，表单和文档仍然在许多组织中使用。
必须手工完成的印刷文件对于公司来说可能是昂贵，耗时且缓慢的(并且导致剪纸)。还有一个环境影响也要考虑，最近的研究显示，最近几乎有7张纸被浪费掉了。
员工编辑纸质文档所需的时间对于企业来说是一个问题，并且使得快速响应开发变得更加困难。这可能导致积压并阻塞操作。
由于不合规所涉及的风险以及文档编辑，管理和工作流技术的重大进步，许多公司早已开始使用替代品也就不足为奇了。
创建表单所需的只是一个文字处理程序，并将其保存为PDF，然后可以在任何操作系统上正确显示。免费的PDF阅读器可以访问数字文档，也可以直接在流行的浏览器(如Chrome和Firefox)中查看PDF。
表格和文件是旧学校，可能对数据处理和法律安全产生严重影响。是时候加入世界其他地方并进行数字化。
成功的企业很快将成为所有交易的100%数字化。但他们怎么能以正确的方式进行数字化?在本白皮书中了解更多信息。
除了从印刷表格中读取手写数据的明显问题之外，还必须处理它可能导致显着的成本延迟。一个例子是填写打印的年假请求表的员工。整个过程可能需要半个小时，从查找和打印相关表格到物理确保它到达正确的位置。
另一方面，处理部门可能会花费相同的时间。根据IDC的一项研究，这样的流程约占工作时间的三分之一。
数据捕获和数据处理之间的延迟使事情变得更糟。直接捕获而不会中断可以轻松克服这些问题 – 员工可以直接传输完整版本，而不是打印出表单并将其发送到相关部门，整个过程完全可以追溯。
根据IDC的说法，实现这样的数字优先文档流程可以将收入提高36%，同时将成本降低30%。分析师估计，当表格以电子方式端到端处理时，商业和法律风险会下降三分之一。
纸质和印刷文件也可能带来法律问题。数据隐私的某些方面使得硬拷贝形式和打印输出成为问题。如果没有PDF，则很难为文档指定授权用户组。任何对文档具有物理访问权限的人，或者在文档打印时恰好站在打印机旁边的人都可以访问可能敏感的数据。纸质文件可能被盗或只是被拾取而无法追踪它们。
相比之下，电子制作和分发的PDF文档相当安全。许多提供商都有加密和访问选项，这意味着未经授权的人无法阅读它们。通过访问管理，您可以指定谁可以查看，打印或更改文件，带有时间戳的数字签名可以识别发件人或编辑者。
在提供通信证明方面，使用PDF文档的公司也处于最佳位置。大多数电子邮件提供商都会存储所有已发送邮件和附件的副本，以便合法地证明哪个文档被发送到哪个地址以及何时发送。
“针对IT专业人员的8种数字化最佳实践”着眼于IT团队如何在数字化转型中取得有意义的进展，并成为无纸化办公室。