如何帮助您的团队避免生产力工具过载

在Covid-19爆发之前，2018年，全球70％的员工每周至少远程工作一次。现在，由于许多地方都实施了隔离措施，许多企业第一次在家里进行工作。

为了帮助员工保持动力和联系，公司正在转向生产力应用程序。诱使人们寻求技术来解决团队在此过渡时期面临的任何困难。但是，强迫您的团队一次使用过多的工具可能会不堪重负，并在已经混乱的时间内造成不必要的压力。

根据我管理全球分布团队的经验，重要的是不要通过使用太多平台来使事情复杂化，而应专注于最有用的平台。我们对应用进行了优先排序以改善沟通，这有助于团队保持一致并继续有效地工作。我们确定了最紧急的需求，选择了满足这些需求的工具，并确保对所有团队成员进行了如何使用它们的培训。这帮助我们的远程团队保持参与状态并处于项目之上。

在本文中，我将分享一些有关如何审核已在使用的平台以及为远程团队选择最佳工具的提示。

审核现有工具。

在决定进行哪些更改或开始使用哪些新应用之前，第一步是盘点已经使用的应用。许多公司开始使用技术来响应特定的需求或挑战。但是，这种被动方法可能导致工具的随意收集。许多平台具有重叠的功能，如果团队成员将多个工具用于同一任务，则可能导致工作流程过于复杂和多余的工作。

尽管许多平台是免费的，但有些平台需要付费才能使用高级功能并在多个用户之间进行同步。当公司使用执行相同功能的工具时，他们将为不需要的功能付费。为了避免在不必要的或冗余的系统上浪费金钱，请盘点所有已经使用的平台。此列表应包括工具的名称，它们的用途以及使用者。使用该列表进行比较，并消除那些无效，未被使用或功能重复的工具。

确定团队目标。

团队可以避免生产力工具过载的一种方法是确保他们为实现特定目标做出了贡献。首先查看公司和团队的目标并确定需要改进的地方，无论这是提高效率还是定制客户体验。确定可以改进的工作流将说明哪些功能和系统可以帮助您的团队更好地工作并实现这些目标。

有些团队可能会决定让每个员工自己选择个人生产力应用程序。其他人可能会推荐或需要特定的应用程序来实现诸如时间跟踪，计划或笔记记录之类的功能，以使每个人都在同一页面上。无论哪种情况，重要的是要考虑部门和职能部门之间的不同需求，观点和想法，以便适当的系统可以帮助每个人更好地工作。

研究可用的应用。

明确定义团队需求之后，公司便可以确定解决这些需求的最佳能力。这可能涉及替换现有应用，补充已在使用中的堆栈或使用新工具。

在研究新选项之前，请先创建预算。然后，在评估一组工具时，请考虑在预算范围内并满足公司生产力需求的功能组合。某些平台可以与其他平台同步或提供多种功能，以帮助跨部门集中工作，这可以帮助减少使用的应用程序数量。

在研究新工具时，请在提交之前利用免费试用版或全面的演示来了解功能和用户界面。让多个员工测试新选项可确保您为整个团队选择最佳工具。

训练团队成员。

一次引入多个新系统可能会使员工和预算不堪重负。相反，请按优先级对工具进行排名，并为引入这些工具创建时间表。给员工进行明确的培训或时间，以弄清楚如何使用新系统，并对如何正确，充分地使用它们设定期望。花时间培训团队至关重要，因为如果没人知道如何使用它们来更好地管理，跟踪，生产和评估他们的工作，那么就没有必要购买新工具。

有大量的生产力应用程序可用，但是有了这些技巧，公司就可以确定所需的工具。业务需求可能会发展和变化。如果这样做，请重新考虑这些步骤，因为需要更好地沟通和更有效地工作仍然是业务成功的关键。