重新考虑分布式工作的4个专家技巧

随着公司在过渡到分布式工作的过程中，物理距离已成为首要问题。但是，当我们专注于物理距离时，就会错过全局。在分布式工作中考虑“距离”时，重要的是要考虑三种不同的距离类型：物理距离，过程距离和认知距离。极力将注意力集中在物理距离和流程距离上，尤其是在如何使用Slack和Zoom等技术简化整个组织的流程方面。但是，我们不能忽视认知距离的重要性-确保团队成员对自己和工作有共同的理解。

所有证据表明，远程工作可以转化为更高的性能。90％的员工表示灵活的工作安排和时间表提高了士气，而77％的员工表示远程工作可降低运营成本。但是，为了使远程工作能够授权而不是加以限制，我们不能忽略桥接认知距离的重要性。

这里有四个专家提示，可以促使您重新思考分布式工作，并帮助确保物理距离不会转化为认知距离。

拥抱文件文化。

我最近与HashiCorp的参谋长KevinFishner谈过。自成立以来，HashiCorp主要分布在各地。Fishner强调说，最有效的分布式公司采用了强大的文档文化。由于员工跨时区和在不同位置工作，因此写下决策以实现异步消费至关重要。

如今，HashiCorp包含三个核心书面工件-记分卡，问题需求文档（PRD）和评论请求（RFC）。记分卡是HashiCorp实现其年度目标的地方。PRD是问题发现文档。RFC是解决方案文档。总的来说，记分卡确定了公司的年度战略和目标，而PRD和RFC则全年探讨问题和解决方案。PRD和RFC经过审批流程，并通过公司范围的电子邮件列表进行分发。通过跟踪所有决策，HashiCorp约有1,000名员工的分布式工作场所能够清晰，坚定地执行工作。但这并非一overnight而就。HashiCorp的文档文化已经发展了六年。正如菲什纳提醒我的那样，

打造全面的入职体验。

随着团队继续聘用员工，入职对于创造授权的远程工作体验至关重要。根据Glassdoor的研究，拥有强大入职计划的组织将新员工保留率提高了82％，生产力提高了70％以上。不幸的是，只有12％的员工认为他们的组织在加入新员工方面做得很好。

传统入职体验的主要限制之一是组织倾向于将重点放在流程和文书工作上，而不是整体体验上。超过一半（58％）的组织表示，其入职计划专注于流程和文书工作。当涉及到远程员工入职时，对流程和文书工作的关注可能会特别有害，并导致人员投入下降。

我最近与Asana全球沟通和企业营销负责人StephanieHess进行了交谈，谈到在以分布式方式工作时如何制定入职流程。她强调了精心设计入职流程的重要性，该流程强调了关系和经验。第一印象很重要。尝试复制与其他同事在同一个房间里的感觉。主持虚拟市政厅。对所有类型的问题持开放态度，以保持透明。从第一天开始，将远程工作人员与一个伙伴配对，他们可以向该伙伴提出问题，分享疑虑并建立牢固的联系。在Asana，鼓励每个好友与跨职能团队成员进行1：1简介聊天。这是他们接触业务的不同部分并以低压方式建立关系的好方法。最后，不要觉得将整个入职体验压缩为一个星期的诱惑。最有效的远程优先公司精心设计了长达六个星期的入职体验。

优先安排结构化头脑风暴。

远程头脑风暴很难。坐在Zoom中三个小时非常费力。虚拟白板非常具有挑战性。而且，很难有多个人不经意切或无意切开而无法说话。最终，与三个以上的人进行实时虚拟头脑风暴的过程几乎是不可能的。

但是，集思广益的行为确实很有价值-它浮出水面，可以在不立即采取行动的压力下帮助参与者交流想法，并且通常是一项有趣的团队建设活动。尽管集思广益的本质是有希望的，但将面对面的集思广益转换为虚拟的集思广益常常会导致尴尬且无用的体验。

Fishner向我解释了HashiCorp如何在分布式环境中利用集体讨论的潜力。特别是，HashiCorp接受结构化的头脑风暴。它的工作原理如下。会议负责人在集思广益会议之前一周发出问题提示，每个人都异步响应提示。然后，在集思广益会议期间，每个人大约有10分钟的时间集体查看他们的答案。在所有参与者都有时间进行回顾之后，小组将提炼出共同的见解并继续前进。这种格式保持了集思广益的精髓-在没有压力的情况下呈现了多种视角-并将其转化为虚拟环境。而且，它使每个参加会议的人都受益匪浅，而不是试图当场考虑想法。研究表明，这种“准备好的头脑风暴”会带来更好的结果。

集成恒定脉冲检查。

研究表明，分布式工作环境可能会导致基于位置的“故障线”，从而难以树立共享的团队身份。Hess建议，当团队以分布式方式工作时，必须进行积极的ping和脉搏检查。除定期的1：1会议外，Hess建议领导者定期通过聊天与分散的团队成员进行交流，以查看他们的日常情况，询问他们是否需要一个声音板或为推进工作提供帮助。每天早上，赫斯鼓励她的团队与潜在的阻碍者分享一天的目标。这不仅使团队成员能够认识到挑战，而且还使每个人都可以参与其中，即使只是一个鼓励。

每周会议的节奏也很重要。在分布式环境中，团队成员要对工作具有深刻的主人翁感可能是挑战。在赫斯每周的团队会议中，她的16名团队成员轮流担任“主持人”的角色。这使每个团队成员都可以拥有会议流程和结果的所有权，并有助于确保高度参与。

分布式工作可能意味着物理距离，但不应意味着认知距离。通过拥护文档文化，提供全面的入职体验，确定结构化的头脑风暴会议的优先级并集成持续的脉搏检查，您将能够重新考虑进行分布式工作并赋予员工成功的力量。