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改善远程团队生产力的5种策略

 

在进入办公室多年后,几乎没有通知,今年全世界的员工都被告知在家工作。面对面的每周会议,集思广益的会议和饮水机对话的所有经过实践检验的真实办公程序都被扔到了窗外。

没有任何准备或计划,我们就对公司如何在家中有效工作进行了宏伟的实验。经理和员工必须当场学习如何将其办公室活动转换为虚拟工作。我们大多数人仍然继续弄清楚这一点。

当您的团队是虚拟的,并且您不再有能力走到他们的办公桌上检查他们时,您如何确保他们继续保持生产力?幸运的是,可以考虑采取多种策略来确保您的团队在家工作时保持高效。

1.给您的团队更大的自主权

许多经理人在办公室环境中取得成功是因为他们周围都是人。他们可以走到员工办公桌前,检查一下并向他们提问。如果有问题,他们可以迅速与团队讨论。

在远程团队中,这些相同的动态效果不起作用。由于员工不在视线中,您可能会经常向Slack传达消息,告知他们的团队工作进展如何。这是您要做的最后一件事。在他们输入更新内容时,您不仅会花费时间,而且上下文切换会影响他们的注意力。

相反,您需要通过增强对员工的信任并赋予他们更大的自主权来发展您的管理风格。实际上,赋予员工更大自由度以完成工作的工作场所会带来更高的工作满意度。特别是千禧一代在工作场所寻求更多的自主权,这与更高的生产率联系在一起。

定义定期的目标,截止日期和更新,而不是定期检查员工。开始相信您的员工可以在远程监督下成功完成工作而无需经常监督。

2.帮助从环境创造出色的作品

许多公司在其办公室进行了大量投资,以创建一个热情好客的场所,员工们兴奋地离开并可以有效地工作。您可能已经投资购买了诸如办公桌或其他电脑屏幕之类的便利设施。研究表明,精心设计的办公空间可改善员工的幸福感和生产率。

对于家庭办公室来说应该没有什么不同。您希望您的员工拥有一个场所和设备,在这里他们可以转变为工作思维并最大化他们的生产力。例如,您不希望它们在黑暗的地下室中。

向员工提供有关如何创建良好的家庭办公环境的技巧,从找到阳光充足的房间到在办公室放置植物。鼓励他们消除干扰并组织起来,这将提高他们按时交付项目的能力。

更重要的是,对员工家庭办公室进行投资和补贴。让他们毫不费力。给他们买一个立式台式转换器或第二个显示器。不要一分钱,笨蛋。这不仅使您的员工工作效率更高,而且向您展示了对他们的关心,并获得了忠诚度。

3.尝试计时跟踪工具

根据您经营的公司类型,您可能需要考虑使用TimeDoctor等时间跟踪工具,该工具可帮助您管理和跟踪远程团队。

这些工具可以使您全面了解我们的员工如何度过时间。您可以获取有关他们正在使用哪些应用和网站以及他们多久休息一次的报告。这些报告使您可以比较员工,因此很容易找到异常值及其与实际工作的关系。

您可以理解为什么某些员工没有达到预期的期望并可以开始纠正问题。您可能会发现某个人在社交媒体网站上花费了太多时间。了解成功的时间管理是什么样的,可以提高每个人的门槛,促使您的团队每天发挥自己的最佳水平。

4.投资远程通信工具,并教授最佳实践

您可能已经使用过Zoom,Slack或GoogleMeetings。许多公司认为他们已经使用的数字工具可以无缝过渡到完全远程的团队。

虽然它们有帮助,但您不能认为它们是成功进行远程工作的灵丹妙药。

首先,您需要教您的团队关于如何在完全远程工作设置中使用现有软件的最佳实践。例如,创建有助于简化Zoom中讨论的准则,以使没有人花费太多的通话时间。您还可以训练人们在不说话时始终保持静音。对于Slack,请说明如何使用和尊重请勿打扰功能。

除了通常的怀疑之外,您还应该考虑其他可以帮助您的团队远程工作的工具。例如,莱迪思(Lattice)是一种人力资源工具,可以帮助目标设定和个人发展。它可以实现快速透明的反馈流程。Loom是一种通讯工具,可让您在添加评论时轻松地进行屏幕录像。诸如此类的工具可以进一步改善团队的远程通信。

5.减少视频会议

通过转为在家工作,Zoom会议现在已成为每个人日常工作的一部分。在一天中的某个时候,您可能希望至少进行一次视频通话才能与您的团队联系。

随之而来的是Zoom疲劳。进行视频通话会迫使您始终在场。如果您将视线从相机上移开,您的团队会注意到这一点。您最终将集中精力并像在常规的面对面会议中那样集中精力。

这是精神上的负担。全天添加无数视频通话,您将最终精疲力尽并失去工作效率。

相反,请尝试限制团队开会的次数。例如,如果会议的目的只是共享信息,请考虑通过电子邮件发送演示文稿。或者,如果您确实喜欢视频,请尝试使用Slack。

这不仅可以防止Zoom用尽,还可以节省团队宝贵的时间,并提高他们的生产率。

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